MEMBUAT MAIL MERGE PADA OFFICE 2007

CARA MEMBUAT  MAIL MERGE PADA OFFICE 2007

.           Mail Merge adalah surat masal. Kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Selanjutnya fasilitas lain dalam microsoft word yang dapat kita gunakan adalah cara pembuatan kolom koran. Kolom adalah pengetikan yang bergerak dari satu kolom ke kolom berikutnya. Kedua fasilitas tersebut sangat bermanfaat bagi aktivitas kerja seseorang, oleh karena itu kami mengambil judul "LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE dan KOLOM KORAN PADA MICROSOFT WORD" agar dapat membantu dan mempermudah seseorang dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan yaitu :

·        Main Document, sering disebut juga dokumen utama yang berisi surat atau sebagian informasi yang akan diperbanyak.

·        Source Data, sering pula disebut sebagai sumber data, yaitu dokumen yang berisi data-data nama dan alamat yang akan digabungkan atau informasi khusus lain yang dapat membedakan isi surat antara satu dengan yang lainnya.

·        Untuk membuat mail merge, beberapa perintah yang akan digunakan terdapat pada group Star Mail Merge di ribbon Mailings.

Untuk membuat mail merge yang dokumen utama dan sumber datanya belum pernah anda buat, lakukan langkah-langkah berikut.

·        Ketiklah surat yang anda inginkan, kemudian simpanlah dengan nama tertentu, misalkanya Undangan.docx.

·        Buatlah sebuah tabel yang berisi nama dan alamat orang yang akan dikirim surat, simpan dengan nama Data.docx.

·        Pada tab Mailing, group Start Mail Merge, klik pilihan Start Mail Marge. Akan ditampilkan kotak pilihan berikut.

 

·        Pilih dan klik Step by Step Mail Merge Wizard. Selanjutnya akan tampil pilihan perintah berikut ini.

·        Letters, pilihan ini digunakan apabila dokumen yang Anda buat berbentuk surat.

·        E-mail message, dokumen berbentuk pesan yang akan dikirimkan ke beberapa alamat e-mail.

·        Labels, untuk membuat label surat yang datanya diambil dari file sumber data.

·        Envelopes, untuk membuat amplop yang datanya di ambil dari file suber data.

·        Directory, untuk membuat dokumen tunggal yang berisi catalog atau daftar alamat.

·        Pilihlah Letters.

·        Klik Next : Starting Document. Pilihlah perintah berikutnya akan ditampilkan.

·        Pada pilihan Select starting document, Anda di minta menentukan langkah awal menyiapkan dokumen utama.

·        Use the current document, Anda pilih jika dokumen yang sedang aktif saat ini akan di jadikan dokumen utama.

·        Start from a template, digunakan jika dokumen utama anda berupa template, yaitu berbagai bentuk dokument yang sudah disiapkan oleh word.

·        Start from existing document, pilihan ini digunakan apabila anda akan memakai dokument lama yang sudah ada, pilihlah pada kotak daftar pilihan yang ada di bawahnya.

·        Klik Next : Select recipients. Perintah berikutnya akan ditampilkan.

·        Pada kotak pilihan Select recipients, pada salah satu yang sesuai.

·        Use an existing list, digunakan jika anda akan mengambil data dari file sumber data yang sudah tersimpan.

·        Select from outlook contacts, bila anda ingin menggunakan nama dan alamat yang datanya diambil dari folder outlook contacts.

·        Type a new list, jika anda ingin membuat daftar nama dan alamat baru dengan panduan wizard. Pada kasus ini berarti anda dianggap belum mempunyai file sumber data dan bermaksud mengetiknya sekarang.

·        Pilih Use an existing list, klik browse, akan tampil kotak dialog berikut.

·        Pada kotak pilihan Look in, tentukan drive dn folder yan berisi file data.

·        Pada kotak pilihan file name, tentukan nama file data yang dikehendaki. Dalam hal ini adalah Data.docx.

·        Klik tombol Open, Tabel data akan ditampilkan.

·        Tentukan siapa saja yang akan dikirim surat dengan memberi tanda entang pada kotak cek yang ada disebelah kiri data yang ada. Jika ada bebeerapa yang tidak akan dikirim surat, hilangkan tanda centang. Untuk pengaturan lebih lanjut, anda bisa memanfaatkan pilihan perintah dibawahnya.

·        Sort, Untuk mengurutkan data.

·        Filter, untuk memilih dengan kriteria tertentu.

·        Find duplicates, mencari daftar nama berdasarkan teks tertentu.

·        Validate address, untuk melakukan validasi alamat.

·        Klik OK.

·        Klik Next: write your letter. Mail merge wizard selanjutnya akan ditampilkan.

·        Tempatkan titik sisip pada bagian surat yang akan diisi dengan nama dan alamat mereka yang akan dikirim surat sebagai contoh, letakkan titik sisip di sebelah kanan kata NO untuk mencetak Nomor Surat.

·        Klik More items..... akan ditampilkan kotak dialog seperti dibawah ini.

·        Pilih dan klik nam field Nama, kemudian klik tombol Insert.

·        Klik tombol Close.

·        Tempatkan titik sisip di baris berikutnya untuk menempatkan field Alamat.

·        Klik More items, pilih Alamat, lalu klik Insert

·        Klik tombol Close.

Demikian seterusnya sehingga tampilan dokumen menjadi seperti.

·        Klik Next : Preview your letters untuk melihat hasilnya

Gambar diatas adalah hasil mail merge surat pertama. Untuk melihat hasil surat berikutnya, anda cukup mengklik tanda panah yang terdapat pada pilihan perintah berikut ini.

·        Klik Next : Complete the Merge. Akan ditampilkan pilihan perintah Mail Merge terakhir.

·        Klik Print untuk segera mencetak ke printer. Perintah ini akan menampilkan kotak dialog Merge to Printer.

·        Ada tiga pilihan percetakan, yaitu.

·        All, untuk mencetak semua halaman.

·        Current record, untuk mencetak daftar nama yang aktif.

·        From... To..., untuk mencetak dari halaman berapa sampai berapa yang akan dicetak.

http://terorblade.blogspot.com/2010/06/cara-membuatmembikin-mail-merge-pada.html

Mail Merge biasa kita gunakan untuk efisiensi tugas, dengan dokumen yang sama tetapi maksud dan isi yang digunakan secara masal. Karena besarnya manfaat Mail Merge mari kita belajar bersama fungsi mail merge tersebut

Data Source
Sumber Data (Data Sources) adalah file yang berisikan informasi-informasi yang akan dimasukkan ke dalam suatu dokumen. Misalnya daftar nama dan alamat yang akan digunakan di dalam mail merge tersebut. Sumber Data ini dapat berasal dari bermacam-macam jenis. Berikut akan dibahas cara memasukkan sumber data dalam bentuk file Excel (.xls) dan file teks (.txt)
Sumber Data Excel (.xls)

Pada dasarnya langkah-langkah memasukkan data yang terdapat dalam file excel kedalam Mail Merge sama dengan memasukkan data yang terdapat dalam sumber data lainnya.


Pilih menu Tools, Letters and Mailing, Mail Merge lalu klik pada link next sampai pada bagian Select Recipients seperti pada tampilan disamping :

Pilih pilihan Use an existing list lalu klik Browse.

Setelah itu silakan pilih lokasi dari file excel yang berisikan data tersebut (Dataku.xls)

Berikutnya akan tampil pilihan dari worksheet yang terdapat dalam file tersebut, pilihworksheet data.

Kemudian akan nampak data-data yang terdapat dalam excel, silakan beri tanda cek pada baris yang berisikan data yang hendak dimasukkan kedalam Mail Merge kita silakan pilihOK untuk memprosesnya.
Kita dapat memasukkan mail merge field berdasarkan alamat cellnya (dalam contoh kita misalnya, F1, F2, F3 dst)
Untuk lebih jelasnya mengenai Mail Merge, silakan klik disini.

Sumber File Teks (.txt)
Didalam Mail Merge dapat juga dimasukkan sumber data dengan jenis file teks (.txt). Misalkan kita mempunyai file dataku.txt dengan isi sebagai berikut


Pada dasarnya langkah-langkahnya sama seperti memasukkan sumber data yang lainnya, hanya saja pada waktu memilih sumber data yang digunakan selakan pilih jenis file text (.txt) sebagai data sourcenya.

Untuk pembahasan dasar mengenai Mail Merge silakan klik disini.

Format Data
Dalam Mail Merge kita dapat memberikan beberapa pengaturan format data, caranya adalah sebagai berikut :

Misalkan kita mempunyai dokumen Mail Merge berikut :

Pilih menu Edit - Select All atau (Ctrl+A) kemudian klik kanan pada tulisan lalu pilih Toggle Field Codes
Selanjutnya tampilan Mail Merge kita akan berubah seperti gambar berikut.


Untuk mengatur format data dari Mail Merge field, kita tinggal memasukkan kode-kode yang diinginkan. Kode-kode yang dapat dimasukkan adalah sebagai berikut :
Format String (huruf)
Fungsi Code
Upper Case \* Upper
Lower Case \* Lower
First Capital \* FirstCap
Title Case \* Caps


Format Number (angka)
Fungsi Code
Currency (Rp) \# "Rp#.##0,00;(Rp#.##0,00)
Menghilangkan desimal \# "0"
n-Digit desimal (mis:2 digit) \# "0,00"
Prosentase (%) \# "0%"
n- Digit desimal (prosentase) \# "0,00%"
Pemisah ribuan \# "#.##0"
Pemisah ribuan dengan desimal \# "#.##0",00

http://formatmasadepan.forumotion.net/t21-mail-merge-ms-word

Cara membuat daftar isi otomatis Dgn MS Word 2007 Sering kali kita mengalami kesulitan saat harus membuat daftar isi. Banyak orang yang belum tahu bahwa MS word, baik 2003 maupun versi 2007 mampu membatu kita membuat daftar isi otomatis. Saya masih teringat saat saya masih membuatnya dengan manual. Repot melihat satu persatu topik dan halamannya. Karena saya tidak teliti, kadang-kadang ada topik yang hilang, ato malah salah halaman. Belum lagi draf makalah kita akan di edit, wah ribet sekali harus susun daftar isi ulang. Bagi anda yang belum tahu kemampuan MS word, mudah-mudahan tutorial ini dapat membantu menambah kebingungan anda. 1. Buat style dari masing-masing bagian yang akan dimasukkan ke dalam daftar isi. a. Bagian judul ~~ Blok judul ~~Atur format huruf sesuai dengan keinginan, seperti ukuran huruf, center, dll => Klik styles pada panah ketiga terbawah. ~~Klik save selection as a new quick styles => isi nama stye, contoh: judul B. Sub bab Blok sub judul => ikuti seperti langkah-langkah serupa di atas. Akhirnya sampai pada Klik save selection as a new quick styles =>isi nama stye, contoh: subjudul1 http://mha5an.wordpress.com/2008/07/01/cara-membuat-daftar-isi-otomatis-dgn-ms-word-2007/

                http://herman.just-forum.net/t119-cara-membuat-daftar-isi-otomatis-dgn-ms-word-2007

Cara membuat daftar isi pada word 2007 maupun microsoft word 2003 dapat dilakukan secara otomatis maupun manual, sebagian kita senang menggunakan cara manual dalam membuat daftar isi dan sebagian lagi senang menggunakan daftar isi otomatis. Untuk materi cara membuat daftar isi word 2007 kali ini kita gunakan cara otomatis.

Berikut ini adalah cara membuat daftar isi pada word 2007

Pertama, ketik artikel seperti biasa, bila mengetik sebuah laporan tentu ada judul atau bab kemudian disusul dengan sub bab-sub bab, dan untuk membuat daftar isi pada word 2007 ini kita harus menadai teks mana saja yang nantinya dimasukkan dalam daftar isi.

Misalkan judul bab akan dimasukkan ke dalam daftar isi, begitu juga dengan sub bab juga dimasukan dalam daftar isi, untuk mengatur daftar isi kitaq harus menadai teks yang akan dimasukan dalam daftar isi tersebut dengan level. Misalkan Judul bab ditandai jadi level 1 kemudian sub bab ditandai jadi level 2 dan seterusnya.

Contohnya seperti berikut :

Judul Bab………………………………1
1. Sub bab pertama………………….1
2. Sub bab kedua…………………….2
3. Sub bab ketiga…………………….3

Perhatikan contoh daftar isi di atas, dapat dilihat pada teks Judul Bab, kita tandai sebagai level 1, kemudian pada Suba bab pertama sampai sub bab ketiga ditandai sebagai level 2.

Cara menandai teks yang dijadikan daftar isi.

Klik pada tulisan Judul Bab kemudian klik menu References, klik pada Add Text disebelah kanan Table of contets, kemudian tentukan level dari teks tersebut, oleh karena judul bab maka berikan teks tersebut pada level 1.
Lanjutkan tandai teks Sub bab pertama hingga Sub bab ketiga menjadi level 2 dengan cara seperti di atas.

Setelah menandai teks yang akan dimasukan dalam daftar isi, sekarang saatnya kita membuat daftar isi. Sisipkan satu halaman kosong di atas naskah yang sudah diketik tadi yang nantinya digunakan sebagai halaman daftar isi.

Selanjutnya klik Table of contents, Insert table of contents sehingga muncul jendela table of contents setelah itu tentukan bentuk format halaman daftar isi, leader (caracter antara teks dan nomor halaman) kemudian klik OK.

Daftar isi sudah berhasil dibuat, selanjutnya apabila anda melakukan perubahan pada naskah tadi maka perubahan tersebut juga akan terjadi dalam daftar isi, jadi kita tidak merubah daftar isi secara manual. Selamat mencoba

CARA MEMBUAT  KOLOM  KORAN

1.      Ketik teks dibawah ini :

Berakhirnya Era Skuter Klasik Selasa, 26 Agustus 2008 | 10:59 WIB TEMPO Interaktif, London: Penggemar motor skuter Vespa klasik di Inggris dan dunia tengah kecewa. Piaggio yang selama ini memproduksi motor tersebut, terpaksa menarik produk berusia 30 tahun itu setelah gagal lolos peraturan uji emisi Eropa yang dikenal dengan nama Euro 3. Vespa terakhir melansir produk skuter klasiknya PX. Dengan bentuk mesin yang pipih, motor yang banyak dipakai di Inggris oleh Mod (penganut subkultur), itu padahal mempunyai banyak peminat. Model PX 125 cc menjadi model favorit Mod di Inggris pada era 70-an. Model itu pula yang sempat dipakai aktor Gregory Peck dan artis Artis Audrey Hepburn dalam filemnya, Roman Holiday. Pelukis surealis Salvador Dali hingga Jennifer Lopez pun pernah merasakan nikmatnya mengendarai produk Vespa tersebut. Vespa terakhir melansir produk skuter klasiknya PX. Dengan bentuk mesin yang pipih, motor yang banyak dipakai di Inggris oleh Mod (penganut subkultur), itu padahal mempunyai banyak peminat. Di ambil dari Internet

2.      Tandai atau blok seperti dibawah ini :

Berakhirnya Era Skuter Klasik Selasa, 26 Agustus 2008 | 10:59 WIB TEMPO Interaktif, London: Penggemar motor skuter Vespa klasik di Inggris dan dunia tengah kecewa. Piaggio yang selama ini memproduksi motor tersebut, terpaksa menarik produk berusia 30 tahun itu setelah gagal lolos peraturan uji emisi Eropa yang dikenal dengan nama Euro 3. Vespa terakhir melansir produk skuter klasiknya PX. Dengan bentuk mesin yang pipih, motor yang banyak dipakai di Inggris oleh Mod (penganut subkultur), itu padahal mempunyai banyak peminat. Model PX 125 cc menjadi model favorit Mod di Inggris pada era 70-an. Model itu pula yang sempat dipakai aktor Gregory Peck dan artis Artis Audrey Hepburn dalam filemnya, Roman Holiday. Pelukis surealis Salvador Dali hingga Jennifer Lopez pun pernah merasakan nikmatnya mengendarai produk Vespa tersebut. Vespa terakhir melansir produk skuter klasiknya PX. Dengan bentuk mesin yang pipih, motor yang banyak dipakai di Inggris oleh Mod (penganut subkultur), itu padahal mempunyai banyak peminat. Di ambil dari Internet

3.      Pilih toolbar columns seperti dibawah ini 

                

Maka tampilan akan berubah menjadi kolom koran dengan 3 kolom seperti dibawah ini :

4.      Selamat mencoba

Catatan :

Selain dari menu toolbar dapat juga dipilih dari menubar Format, Columns tampilan pilihannya dapat diperhatikan dibawah ini.  Untuk memilih banyaknya kolom koran dapat anda pilih sesuai kebutuhan